Описание программы
Работа офиса.
1. Механизм работы офиса.
1.1.Из истории. Должностные обязанности офис-менеджера. Требования, предъявляемые к офис-менеджеру работодателями. Деловые и личные качества. Первый рабочий день. Организация рабочего места. Планирование рабочего графика. Обработка информации. Контроль за исполнением поручений и заданий руководства. Корректировка работы офиса.
2. Общение по телефону.
2.1. Подготовка к телефонному разговору, содержание беседы, телефонные звонки. Психологические стороны общения по телефону. Общение с “проблемными” абонентами. Фиксирование нужной иформации.
3. Работа по приему посетителей на предприятии.
3.1.Оборудование и дизайн приемной, проведение деловых встреч и приема по вопросам личного содержания. Правила общения с посетителями. Прием особо важных посетителей, делегаций. “Проблемные” посетители.
4. Организация переговоров, деловых встреч, презентаций.
4.1.Из истории. Проведение протокольных и мероприятий неофициального содержания.
4.2.Виды приемов и желательность поведения на них. Сервировка стола. Порядок знакомства лиц. Визитная карточка. Покупка подарков и вручение подарков.
4.3.Подготовка и оформление бумаг на всевозможные цели, заказ мест в отелях, покупка билетов.
Делопроизводство.
1. Вводная часть.
1.1. Нормативно-методическое регулирование, осуществляющее контроль делопроизводства.
1.2. Документационное оснащение менеджмента предприятия.
1.3. Основные термины. Задачи, стоящие перед делопроизводством.
1.4. Требования к документам по ГОСТу. Проблемы унификации.
1.5. Фирменный бланк – часть имиджа корпорации. Требования, предъявляемые к бланкам.
1.6. Состав реквизитов документа, правила их расположения.
2. Документирование.
2.1. Классификация документов.
3. Документирование деятельности по управлению.
3.1. Организационно-распорядительные бумаги.
3.1.1. Организационные документы.
3.1.2. Распорядительные документы (приказы, акты).
3.1.3. Правила при выписках из документов и заверении.
3.2. Информационно-справочные документы.
3.2.1. Протоколы, акты, виды записок.
3.2.2. Требования к оформлению деловых писем. Требования к гарнитуре. Тонкости языка и стиля.
4. Организация работы с документами.
4.1. Схема документооборота.
4.2. Получение и обработка входящих документов.
4.3. Технология делания проектов. Работа с исходящими бумагами.
4.4. Работа с внутренней документацией. Регистрационные формы операций с документами.
4.5. Осуществление за исполнением.
4.6. Упорядочение документации. Сроки хранения для основных документов.
4.7. Образование и оформление дел. Разборка систематизации дел.
4.8. Подготовка дел в архив на хранение. Состав описи дел.
5. Рационализация делопроизводства на предприятии.
5.1. Составление приказов по делопроизводству. Современные способы работы с документами.
5.2. Ответственность за незаконные действия с документами.
6. Практика. Печать и составление документов на ПК.
