Тренинг Организация рабочего времени проектной команды

+ информация по E-mail

Тренинг Организация рабочего времени проектной команды

  • Цели формирование системы управления временем с помощью Microsoft Outlook, оптимизация работы с письмами, организация встреч и оформление результатов, Структурирование информации с помощью OneNote (быстро положить на место, чтобы потом быстро найти).
  • Описание программы Программа тренинга:
    Часть1. Формирование системы управления временем с помощью Microsoft  Outlook
    1. Создание схемы структурирования Вашего времени. Формирование понимания - на что уходит время.
    2. Создание категорий в Outlook:
    • Письма, календарь, задачи;
    • Помечаем категориями задачи в календаре, письма для сортировки с помощью правил;
    • Категориям можно присваивать горячие клавиши - это очень удобно.
    3. Календарь:
    • Категории - идут на помощь;
    • Обязательные вcтречи – своим цветом;
    • Интервалы между встречами - не только чтобы попить кофе.
    4. Журнал и категории. Зачем это нужно?
    • Настройка автоматической фиксации времени над работой с документом;
    • Подсчет затраченного рабочего времени. На что уходит время.
    Часть 2: Оптимизация работы с письмами, организация встреч и оформление результатов
    1. Работа с письмами:
    • Структурирование папок входящих писем по проектам;
    • Папки поиска;
    • Архив;
    • Автоматическая подстветка и выделение цветом писем  от важных людей (создаем правило).
    • Пришло письмо - что дальше:
    • Архив;
    • Папка проекта;
    • Относится к проекту и требует срочного исполнения.
    2.Задачи:
    • Как формулировать задачу (проект – исполнитель - что сделать);
    • Задачи по результатам встречи (протокол встречи в One Note);
    • Отслеживание принятых на встрече решений (Outlook; OneNote; MSProject).
    Часть 3. Структурирование информации с помощью OneNote (быстро положить на место, чтобы потом быстро найти)
    1.Семейные и личные планы. Записки
    • Покупки в магазинах, книги;
    • Быстро внести итоги  путешествия;
    • Что взять на рыбалку;
    • Места отдыха;
    • Пароли на многочисленных почтовых ящиках.
    2.Рабочая информация:
    • Разнести информацию по проектам или направлениям;
    • Механизм когда поступающая  информация попадает на  свое место.
    3.Дополнительно:
    • Записать аудио и видео и положить в соответствующий раздел;
    • Скопировать картинку мгновенно и тут же запомнить ссылку где вы ее взяли;
    • Быстро  записать мысль;
    • Закрыть паролем кусок или даже целый раздел информации (личное, работа, друзья, пароли и экаунты).
    Общий раздел для всех частей: Это под силу каждому или «Не думай о секундах с высока»
    1. Архивирование информации (почта, контакты, календарь встреч и др.);
    2. Синхронизация с мобильным телефоном (КПК);
    3. Установка программ;
    4. Восстановление информации;
    5. Наши помощники, позволяющие экономить время и управлять информацией (ПК, КПК, беспроводной интернет, диктофон, USB – накопитель);
    6. Телебанк (деньги всегда с тобой).
+ информация по E-mail

Другие программы - управление проектами